Quanto custa um funcionário de verdade (a conta que ninguém faz antes de contratar)

"Vou contratar alguém por dois mil." Quem fala isso ainda não teve funcionário. Porque o salário combinado é só o começo de uma conta que, somada, costuma custar de 1,3 a 1,8 vez o valor do bruto. Ignorar essa diferença é a receita mais comum de aperto no caixa das pequenas empresas.

O que entra além do salário

Sobre o salário bruto incidem, na regra geral da CLT e da legislação previdenciária:

• FGTS — 8%, depositado todo mês na conta vinculada do funcionário.
• Provisão de 13º — 8,33% (um doze avos do salário por mês).
• Provisão de férias + 1/3 — 11,11% (um doze avos, acrescido do terço constitucional).
• FGTS sobre 13º e férias — o fundo também incide sobre essas provisões.

E, para empresas fora do Simples (Lucro Presumido ou Real), soma-se ainda:

• INSS patronal — 20% sobre a folha.
• RAT — 1%, 2% ou 3%, conforme o grau de risco da atividade.
• Terceiros (Sistema S, Sebrae, etc.) — cerca de 5,8%.

Junte tudo e o multiplicador salta. Um salário de R$ 2.000 numa empresa do Presumido pode custar mais de R$ 3.400 por mês, sem contar benefícios.

Onde o regime tributário vira a maior variável

A diferença entre contratar no Simples e fora dele é gritante. Na maioria dos anexos do Simples Nacional, os 20% de INSS patronal, o RAT e o Sistema S não caem sobre a folha — já estão embutidos na alíquota única do DAS. Resultado: o custo de folha no Simples é bem menor, às vezes pouco mais que salário + FGTS + provisões.

A exceção que confunde muita gente é o Anexo IV (construção civil, limpeza, vigilância, obras): nele o INSS patronal continua incidindo sobre a folha, como no Presumido. Por isso a primeira pergunta antes de estimar o custo é sempre: qual o regime e o anexo da empresa?

O vale-transporte tem uma regra que muda a conta

Benefício não é tudo custo do empregador. No vale-transporte, a empresa pode descontar até 6% do salário do funcionário; só o que passar disso é custo dela. Se o VT vale menos que 6% do salário, na prática ele não pesa no bolso da empresa. Vale-refeição, plano de saúde e demais benefícios, por outro lado, costumam ser custo integral — e é aí que a conta real dispara.

Provisionar é enxergar o custo antes de ele bater na porta

O 13º e as férias não são despesas de dezembro e de julho. São custos que nascem todo mês, um doze avos por vez. A multa de 40% do FGTS funciona igual: mesmo que a demissão nunca aconteça, ela representa cerca de 3,2% do salário mensal. Empresa que provisiona esses valores mês a mês não toma susto; empresa que não provisiona vive apagando incêndio no caixa quando a conta vence.

Calcule antes de contratar

A calculadora de custo real de funcionário faz essa conta em segundos: informe o salário, escolha o regime, some os benefícios e ela devolve o custo mensal, o multiplicador sobre o bruto e o custo anual — com cada encargo detalhado. Rode antes de fechar a próxima contratação; o número costuma surpreender.

Conteúdo educativo. Os percentuais seguem a regra geral; a carga real varia com a convenção coletiva, o enquadramento tributário e a folha total da empresa. Confirme com sua contabilidade.